Organización de conciertos y festivales

Cómo montar un bolo y no morir en el intento

Lo básico es que a todo el mundo le salgan las cuentas, es decir, que nadie pierda dinero. Esto requiere un proyecto inicial para estudiar la viabilidad y la asignación de presupuestos: habrá que analizar la idea del evento y sus objetivos a conseguir, los artistas propuestos y los gastos e ingresos previstos, que nos ayudarán a planificar el concierto.

Para desglosar la idea del evento hemos de profundizar en qué queremos conseguir con el concierto: promoción de músicos de un ámbito, de un estilo musical determinado, rentabilidad económica, promoción de una causa social o extra-musical, de un lugar determinado, etc. Es muy importante seleccionar los grupos en función de los objetivos, pero también hay que tener en cuenta que le cuadren las fechas. Además, en un proyecto así los asistentes no tienen por qué conocer a los artistas, por lo que conviene tener un departamento de comunicación para mostrar una reseña biográfica y discográfica del artista, fotos y videoclips, canciones de muestra, enlaces a webs, etc.

Entre los posibles gastos pueden incluirse el caché del artista, el alquiler del recinto o sala, el alquiler de equipos, el personal técnico y de producción, el personal de seguridad, el transporte, el alojamiento, camerinos y catering, aspectos legales como permisos y seguros, la impresión de las entradas, la inversión en publicidad y la posibilidad de imprevistos, que siempre conviene considerarla. Hay que tener en cuenta cómo se van a cubrir los gastos, si se encargará el personal de nuestra empresa, subcontratas o se involucrará al personal y los equipos del recinto donde se vaya a a desarrollar.

Por otra parte, los posibles ingresos pueden venir a través de subvenciones de instituciones oficiales, aunque lo más normal es contar con sponsors y patrocinios de marcas comerciales y empresas privadas. Siendo realistas, hay que hacer una previsión de ingreso por la venta de entradas, por barra y por la venta de merchandising, bonos de ayuda, huchas benéficas, etc. Para todas estas previsiones hay que tener en cuenta el aforo del recinto, el grado de conocimiento del artista y la inversión en publicidad.

Fatboy Slim @ SOS 4.8, fotografía de NetDancer con licencia Creative Commons.

Si quieres aprender más sobre la organización de conciertos y festivales no te pierdas las conferencias de CAMON voces, que se impartirán espacio CAMON de Murcia el miércoles 4 de mayo de 19.00h a 21.00h. Si estás interesado en asistir a esta actividad que, como casi todas las que organiza CAMON en Murcia es libre y gratuita, recuerda que tienes que apuntarte a la misma desde la propia agenda web de CAMON.

Fuente: Gestión Cultural: conceptos básicos, de Daniel Simón.